Mit der Größe eines Unternehmens steigen auch die Kosten, die für die Führung von Gesprächen mit Kunden, Partnern und Lieferanten getragen werden müssen. Viele Unternehmen entscheiden sich daher, Maßnahmen zur Optimierung der Telefonkosten zu verwenden. Die Schwierigkeit dabei besteht darin, den Komfort und die Gesprächsqualität zu behalten, zugleich allerdings eine langfristige Einsparung bei den Telefonkosten zu erzielen.
Abgestimmte Tarife im Festnetz und Mobilfunk
Die meisten Telefongesellschaften bieten einen stark reduzierten Minutenpreis für alle Telefonate an, die innerhalb desselben Netzes geschaltet werden. Da ein großer Anteil an Gesprächen intern im Unternehmen durchgeführt wird, lohnt es sich, einen einheitlichen Anbieter für das Fest- und das Mobilfunknetz zu wählen. Darüber hinaus ist es bei vielen Telefongesellschaften möglich, auf das Unternehmen abgestimmte Rahmenverträge zu schließen. Diese beinhalten Pakete an Gesprächsminuten, die im Vorfeld bestellt werden müssen, dafür allerdings zu günstigeren Preisen verfügbar sind. Die Pakete können innerhalb des Unternehmens dann flexibel verteilt werden.
Telefonieren über VoIP
Gespräche sind insbesondere dann teuer, wenn sie in das Ausland gehen. Viele Unternehmen entscheiden sich daher, das Internet zur Übertragung eines Telefonates zu nutzen. Diese Technologie wird allgemein als VoIP (Voice over IP) bezeichnet. Dabei wird das analoge Signal der Stimme in ein Digitales gewandelt, woraufhin es innerhalb des Internets bis zum Gesprächspartner übertragen wird. Schließlich wird es erneut in ein analoges Signal gewandelt, sodass die Stimme des Senders originalgetreu wiedergegeben werden kann. Sollte ein Gesprächspartner das konventionelle Telefonnetz verwenden, ist dies bei VoIP meist kein Problem. Dann ist es lediglich notwendig, das wieder zurückgewandelte Signal über eine passende Telefongesellschaft an den Empfänger zu senden. Dieser Schritt ist allerdings mit einer Gebühr verbunden.
Effizientes und günstiges Telefonieren
Eine Telefonkostenoptimierung ist nicht möglich, wenn hohe Ausgaben für die Wartung und die Instandhaltung der Netzwerke getätigt werden müssen. Daher lohnt es sich, diese zentral zu steuern. So wird einer Gruppe von Mitarbeitern aufgetragen, das interne Telefonnetz an einem Rechenzentrum zu bündeln und dieses dort instand zu halten.
